Expérience Client - Mise en place de système de gestion PME LEADERS - Partie 2

Expérience Client - Mise en place de système de gestion PME LEADERS - Partie 2

Nous avons été contactés par un client spécialisé dans la prestation de service. Son principal besoin était un accompagnement dans la mise en place de sa comptabilité afin d'avoir une visibilité sur son activité. Découvrez dans cet article, la suite des actions posées.

Nous avions dans l’article précèdent mis en place de l'organisation, le système de gestion et défini les modalités d’accompagnement du manager afin que celui ne se sente plus seul et isolé lors des prises de décisions. Les actions suivantes nous ont permis de rattraper les années précédentes et d’offrir au manager une vision exhaustive de son activité.

Mise à jour des informations dans le système de gestion et mise à disposition de personnel qualifié

L'année en cours étant déjà avancé, il a fallu que nous rattrapions les opérations de l'année précédente et celle de l'année en cours. Cette action a été facilité grâce aux performances du système de gestion mis à sa disposition facilitant ainsi l'enregistrement tant des informations opérationnelles (factures, trésorerie et règlement) que des informations comptables et financières (écritures comptables). A la fin de cette opération, le manager avait non seulement une comptabilité à jour, mais aussi une visibilité sur entre autres la facturation, l'historique des opérations de trésorerie, les en-cours de règlement par factures et les dettes. Cela nous a permis de déposer des états financiers corrects dans les temps malgré les délais courts que nous avions.
Suivant les besoins du manager, nous avons aussi mis à sa disposition une ressources humaine qualifiée, recrutée par nos soins et aptes aux taches requises par le poste disponible. Nous nous sommes engagés à soutenir cette ressource à travers un coaching et une formation continue par un accès à nos rencontres de formation mensuelles (voir Les Matinales).

Mise à disposition des outils de pilotage

Afin de pouvoir récapituler rapidement l'ensemble des informations, l'activité de son entreprise et réduire la contrainte de devoir chaque fois se connecter afin de récupérer ses indicateurs et autres informations importantes, nous avons mis à sa disposition une série de tableaux de bord récapitulatifs de l'activité de l'entreprise. Ceux-ci réalisés à l'aide de l'application Power BI (voir article Power BI), permettent au manager de télécharger l'ensemble des informations de l'entreprise afin de pouvoir les explorer sans besoin de connexion internet.
Nous avons conçu une série de tableaux de bord axées sur chaque domaine de son activité (voir nos tableaux de bords en video). Il s’agit des:
- tableaux de bord de suivi des opérations (Factures achats - ventes et trésorerie),
- tableaux de bord de suivi du processus de ventes (prospection, négociation des devis clients et bon de commandes reçus),
- tableaux de bord de suivi des achats (demande d'achats employé, demande de prix et suivi de bon de commandes fournisseurs),
- tableaux de bord RH (Suivi des candidatures de Recrutement, Dossier du personnel et masse salariale),
- tableaux de bord de suivi des opérations de stock (Suivi des opérations de stocks, de la situation, des ruptures de stocks et besoins en approvisionnement),
- tableaux de bord investissement et analytique (Suivi analytique de l'activité et gestion des immobilisations).

Avec l’aide de ces tableaux de bord, le manager a accès à l’ensemble des informations de l’entreprise à tout moment. La connexion à la plateforme lui est nécessaire uniquement pour télécharger les informations les plus récentes et mettre à jour son tableau de bord. Apres cela, il a toute la latitude d’explorer les informations de l’entreprise grâce aux données stockées dans le fichier. Il lui sera possible d’envoyer ou de recevoir ce fichier par mail, de le stocker au format image ou de l’exporter au format pdf.

L'ensemble des actions posées ont permis le redressement de la situation de l'entreprise et la mise à disposition au manager de l'ensemble des informations tant financières qu’opérationnelles. Le manager pourra dorénavant se focaliser sur son objectif principal qui est l'augmentation de ses marges et de son chiffre d'affaires en sachant qu'il est encadré par une équipe de consultants spécialisés.
Cette mission, nous a aussi permis de comprendre que le besoin des TPE et Startups va bien au-delà de l'accompagnement en comptabilité et gestion. Les managers ont besoin d'être assistés, conseillés et guidés afin de maximiser l'impact de leurs décisions, c'est l'objectif de notre pack de prestation PME LEADERS.