Expérience Client - Mise en place de système de gestion PME LEADERS - Partie 1

Expérience Client - Mise en place de système de gestion PME LEADERS - Partie 1

Nous avons été contactés par un client spécialisé dans la prestation de service. Son principal besoin était un accompagnement dans la mise en place et l’exécution de sa comptabilité afin de lui permettre d'avoir une visibilité sur son activité.

Notre client, cadre dans une entreprise ivoirienne à décider de se lancer dans l'entrepreneuriat afin de saisir les opportunités offertes par le marché ivoirienne. Il a monté une entreprise dans le domaine du e-commerce dont l'objet est de satisfaire les besoins de la population par le biais de la location de biens. Sa première préoccupation était de pouvoir rapidement mettre en place la comptabilité et enregistrer les opérations afin de déposer les états financiers de l'année précédente avant la deadline. Il souhaitait aussi avoir une visibilité claire car étant employé dans une autre entreprise, il ne pouvait pas forcement être en place 7J/7 et 24h/24.

Alors afin de satisfaire les besoins du client, nous avons mené une série d’actions planifiées dans le temps et à plusieurs niveaux grâce à notre pack de prestations PME LEADERS.
 

Mise en place de l'organisation et du système de gestion

La première action effectuée a été la mise en place d'une organisation pertinente afin de pouvoir identifier les pièces comptables, les rassembler et les archiver. Le plan d'organisation étant connu par les différents membres de l'équipe, il est devenu plus facile pour leur utilisateurs de le retrouver les informations sur les opérations (Factures achats, ventes, opérations de caisse, de banque et autres pièces voir article Organisation comptable et bonnes pratiques de gestion). Une fois organisé, le manager pouvait à tout moment ou au besoin retrouver tel facture ou paiement physique sans assistance, celui-ci a gagné en autonomie.
Nous avons mis aussi en place des procédures permettant à chaque membre de l'équipe de savoir quel est la conduite à tenir et les actions à poser pour le traitement de chaque pièce comptable de son édition à l'enregistrement comptable.
 

Cette action a facilité la mise en place du système de gestion en ligne.  En effet, nous avons fourni à notre client l’accès à notre plateforme PME Leaders en ligne (cloud) basée sur la solution Odoo et formé le personnel sur les modules suivants:
- la gestion comptable et financière (facturation, trésorerie, comptabilité générale, analytique et budgétaire),
- la gestion des ressources humaines pour la gestion administrative du personnel et la paie,
- la gestion des achats intégrant le management des demandes d'achats des employés,
- la la CRM - gestion des ventes afin de permettre le suivi de la prospection commerciale, des visites, des calendriers de rendez et des négociations sur devis.

Le premier avantage obtenu par le client est qu'il pouvait dorénavant suivre de son bureau ou de son domicile sur ordinateur ou mobile l'évolution des taches de ses collaborateurs. C'est avec plaisir qu'il parcourait les soirs à sa descente les informations tels que la liste des devis envoyée dans la journée, des prospects rencontrés ou des opérations de trésorerie effectués. Cette nouvelle possibilité représente un gain de temps énorme et est plus intéressant que le reporting manuel par mail qui pouvait être oublié (l'oubli étant humain...).

Encadrement du manager

Le manager de Start Up n'a jamais été aussi isolé (voir cet article). En effet, les managers de startup en lancement, évoluant surtout sur fonds propres vu la rareté des financements sont souvent confrontées au manque de ressources humaines expérimentées capable de les guider sur des questions comptables, fiscales, juridiques ou sociales. Ainsi, ces managers font de nombreuses erreurs par manque d'informations entrainant des dépenses et/ou charges supplémentaires réduisant des capitaux à la base limités.
Afin de mieux encadrer le manager, notre équipe de consultants pluridisciplinaires a organisé avec le manager une série de réunions explicatives afin de rapidement cerner les risques présents et les maitriser. L'objectif étant, après audit, de mieux informer le manager sur son secteur d'activité, ses obligations/contraintes comptables, fiscales, sociales et juridiques, puis de répondre à l'ensemble des problématiques qu'il nous avait soumis. Nous avons pris en main l’édition des déclarations et les négociations en cours avec les services fiscaux. Apres cette mise au point, l'équipe de consultants restera toujours disponible afin de conseiller le manager, de l'accompagner et de l'encadrer dans son développement. 

 

A suivre...