Organisation comptable et bonnes pratiques de gestion

Organisation comptable et bonnes pratiques de gestion

Dans les start-up et TPE, il apparait souvent que les managers spécialistes dans leur métier et/ou domaines d’activités ne sont pas toujours compétents au niveau comptable et financier. Il leur est parfois difficile de définir des indicateurs ou des statistiques de leurs activités encore même de pouvoir les organiser au niveau comptable et financier.

 

Afin d’aider à comprendre les différentes opérations financières effectuées par l’entreprise, la comptabilité permet aux chefs d’entreprise de tracer les opérations financières. Nous pouvons à cet effet distinguer deux types de comptabilité : La comptabilité Générale et la comptabilité analytique.

 

Dans la comptabilité Générale, le bilan et le compte d’exploitation rassembles les principales informations qui intéressent particulièrement le gestionnaire : le bilan étant un inventaire de situation, et le compte d’exploitation traduisant les résultats de l’entreprise pendant la période comptable précédente. La comptabilité Analytique quant à elle comme son nom l’indique est une comptabilité d’analyse car elle sert de base à la compréhension des performances de l’entreprise. Mais elle est aussi la source d’un nombre de renseignements indispensables à la prise de décisions et peut même servir à définir des prévisions.

 

Une bonne organisation comptable requiert l’identification des opérations et la mise en place d’une organisation afin de présenter les opérations de l’entreprise. Nous disposons de nos jours de moyens et outils d’organisation de l’information comptable tels que l’archivage des documents physiques et les outils de gestion. Notre investigation s’articulera autour de l’organisation des documents d’achats, de ventes, de trésoreries et d’administration.

 

Au niveau de l’organisation physique, il est très souvent conseillé d’organiser les informations selon les opérations. Cela consiste à classer les documents d’après un plan de classement en disposant par exemple d’un classeur par type d’opération. De manière générale, nous distinguons quatre types de classeurs dans l’organisation comptable : le classeur des achats, le classeur de ventes, le classeur des opérations de trésorerie et le classeur administratif.

Le classeur Achats ou fournisseurs contient les documents relatifs aux opérations d’achats (bons de commande, contrat) et les factures fournisseurs associées. Le classeur Ventes enregistre les documents liés aux opérations de vente en associant le bon de commande client reçu à la facture client-associé et éventuellement au dernier devis envoyé (si on veut garder un historique). Le classeur Trésorerie conserve les pièces de règlement, les pièces justificatives des entrées et sorties. Il peut être subdivisé par type de règlement par Caisse et/ou par banque. Enfin, un classeur Administratif peut être intéressant afin d’enregistrer :
- l’ensemble des documents fiscaux ou légaux tel que la déclaration des employés, les copies des déclarations fiscales et sociales accompagnés de leurs reçus de paiement, les courriers et communications administratives à l’endroit des autorités ;
- le dossier de création comprenant les statuts, la déclaration fiscale d’existence, le registre de commerce et autres copies de documents relatifs à la création de l’entreprise ;
- les autres documents relatifs aux contrats en interne (contrat banque, client ou agréments fournisseurs), l’historique des ressources humaines (CV, lettres de motivations, les contrats et copies de bulletins de paie), etc… 

 

Afin de réduire la charge de travail, les risques de perte ou de destruction des documents importants, il est important pour une entreprise de posséder à la fois des outils d’archivage physiques et numériques. 

Comment mettre en place une méthodologie ? Un système pouvant vous donner une vision claire des opérations financières ? Des outils pouvant vous aider à rendre les états et les déclarations dans un temps record puis avoir un minimum de gestion au sein de l’entreprise ?

Au niveau des outils de gestion informatisés, pouvoir produire soi-même des bordereaux de trésorerie renumérotés peut être utile et économique. Ils serviront de documents justificatifs des entrées et sorties de caisse.

 
      

Il est aussi conseillé d’avoir un logiciel de comptabilité qui vous permettra d’avoir des situations de vos activités tels que la liste des fournisseurs ou/des clients ainsi que différentes sur la valeur de la dette envers les fournisseurs et les dates de paiement, la valeur des créances clients et leur date d’échéance. Cet outil doit vous permettre de voir vos factures, de pouvoir les éditer, les imprimer ces factures et de pouvoir en faire un suivi de paiement détaillé. L’idée est de pourvoir suivre chaque facture client avec sa situation et ses détails de recouvrement.

  

Cet outil peut intégrer des fonctionnalités de rappel et d’automatisation pour certaines factures récurrentes comme les factures de type abonnement (téléphone, internet, électricité, etc…) lorsque les délais de paiement sont proches, l’objectif ici étant d’établir un échéancier de paiement, avoir une vision générale des situations afin de vous aider à honorer vos engagements.

 

Un bon logiciel de comptabilité intègre aussi des options qui vous permettent également d’éditer les écritures comptables et de produire les documents comptables (états comptables et financiers) tel que les brouillards de journaux, le grand livre comptable et la balance.